Vragen en antwoorden over het gebruik van gegevens van mijn leden
De Grote Clubactie gaat op een veilige manier met de gegevens van leden om in de afgeschermde ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’. De gegevens in deze omgeving beheren jullie als vereniging zelf. Lees hieronder de meest gestelde vragen en antwoorden over de gegevens van leden.
Waarom zou ik voorafgaand aan de Grote Clubactie de gegevens van mijn leden uploaden in de ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’?
De ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’ is een afgeschermde website voor de vereniging. Via deze website heb je, als coördinator, inzicht in de (online) verkochte loten, deelnemende leden, bestellingen en statistieken. Ook kun je hier persoonlijke verkooppagina’s maken voor je leden. Redenen voor verenigingen om voor de start van de actie de leden te uploaden zijn:
- Er worden automatisch online verkooppagina’s (weblinks en QR-codes) aan de deelnemende leden gekoppeld.
- De leden kunnen hun eigen verkooppagina vanaf de start eenvoudig delen via hun verkoopboekje en/of online via WhatsApp, e-mail en social media met familie en vrienden.
- De online verkochte loten worden direct gekoppeld aan de juiste leden. Deze hoef je dus achteraf niet handmatig in te voeren.
Welke gegevens zijn verplicht voor het uploaden van leden in de ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’?
Alleen de voornaam, achternaam en teamnaam zijn verplicht. Zo kan een vereniging in de ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’ goed en duidelijk het aantal verkochte loten bijhouden per verkoper en team. Dit is dus alleen zichtbaar voor de coördinator van de vereniging die toegang heeft tot de omgeving.
Waarom zou ik ook het e-mailadres van mijn leden toevoegen?
Bij het uploaden van de leden is het toevoegen van het e-mailadres optioneel. Het is dus niet verplicht, maar het biedt je als vereniging en verkoper de volgende voordelen:
- Je kunt als vereniging een e-mailing inplannen waarbij de verkoper per e-mail de link van zijn eigen verkooppagina ontvangt bij de start van de actie.
- In deze e-mail zit ook een inlogcode zodat verkopers kunnen inloggen op hun eigen online verkooppagina. Dit geeft ze inzicht in hun online lotenmeter, gewonnen badges, stand in het team en binnen de vereniging en er zijn verschillende video’s met tips en tricks.
- De leden ontvangen een e-mail als ze online een lot hebben verkocht.
Welke gegevens van mijn leden worden getoond aan de kopers?
Online
Zodra er een lot online wordt gekocht via de persoonlijke verkooppagina van de leden is alleen de voornaam van de verkoper zichtbaar. Zodra er een lot online wordt gekocht via een algemene verkooppagina moet de verkoper eerst worden geselecteerd binnen de vereniging. Hierbij is de voornaam, de eerste letter van de achternaam en de teamnaam te zien van het deelnemende lid. Hierdoor weet de koper zeker dat hij het juiste lid selecteert bij de online aankoop van een lot.
Bankafschrift koper
Zodra de betaling (via eenmalige machtiging) is gelukt, ziet de koper op zijn afschrift van welke vereniging en verkoper (voornaam en achternaam) hij een lot heeft gekocht. Dit ziet alleen de koper in zijn eigen afgeschermde bankomgeving. Zo weet hij van wie hij een aankoop heeft gedaan en kan hij hier aan refereren bij de vereniging en/of de Grote Clubactie als hij hier nog vragen over heeft.
Wat doet de Grote Clubactie met de gegevens van mijn leden?
Niets, deze gegevens zijn en blijven eigendom van de vereniging. Ze worden alleen gebruikt door de vereniging zelf om bijvoorbeeld de stand bij te houden, persoonlijke pagina’s aan te maken en deze per e-mail te versturen.
Kan ik de Grote Clubactie ook organiseren zonder gebruik te maken van de gegevens van mijn leden?
Ja, dat kan. Hierbij is het echter niet mogelijk om de verkochte loten aan de leden te koppelen, persoonlijke verkooppagina’s aan te maken en de lotenstand per verkoper en/of team bij te houden.
Wie zien de gegevens van de leden die zijn geüpload?
Alleen personen binnen jullie vereniging die kunnen inloggen in de ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’ kunnen de gegevens van de leden zien. Anderen hebben hier geen toegang tot. De gegevens zijn eigendom van de vereniging. De vereniging is ook verantwoordelijk om deze gegevens te wijzigen en te verwijderen na afloop van de actie.
Op de online verkooppagina worden jullie leden alleen met voornaam en eerste letter van de achternaam getoond zodat een lotenkoper kan kiezen van wie hij of zij een lot koopt. De naam van de verkoper staat wel op het bankafschrift van de koper, zodat de lotenkoper weet van wie hij/zij een lot heeft gekocht.
Kan ik de gegevens later verwijderen?
De leden die zijn geüpload in de ‘Mijn Grote Clubactie-omgeving’ kunnen na de actie, of indien nodig eerder, verwijderd worden. Deze gegevens zijn hierna dan ook nergens meer terug te vinden. Als vereniging heb je altijd de mogelijkheid om eerst een overzicht te downloaden.
Moet ik toestemming vragen aan mijn leden om hun gegevens te gebruiken voor de Grote Clubactie?
De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de vereniging. Wij adviseren om leden te informeren over de actie, het doel van de actie en dat hun voornaam wordt gebruikt om een persoonlijke verkooppagina te maken. Veel verenigingen hebben hierover afspraken gemaakt met hun leden in het huishoudelijk reglement.
Conform de voorwaarden van de aan de Grote Clubactie verleende vergunning wordt er jaarlijks een IT-audit gehouden in opdracht van de Kansspelautoriteit. In dit toezicht zijn belangrijke onderwerpen als IT-processen en security opgenomen.